Adatkezelési tájékoztató

Adatvédelmi kérdéssel vagy érintetti kérelemmel a fenti elérhetőségeken lehet kapcsolatba lépni az adatkezelővel.

A személyes adatokat:

• jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon;
• meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból;
• kizárólag a szükséges mértékben;
• a szükséges ideig;
• megfelelő technikai és szervezési védelem mellett

kezeljük.

Az adatkezelő nem használja fel a megadott adatokat a jelen tájékoztatóban meghatározott céloktól eltérő célra, kivéve, ha ahhoz megfelelő jogalappal rendelkezik, vagy azt jogszabály írja elő.

Az adatkezelés célja

A kapcsolat oldalon található üzenetküldő űrlapon érkező kérdések és megkeresések fogadása, megválaszolása, valamint az ezekhez szükséges kapcsolattartás.

Kezelt adatok

• név;
• e-mail-cím;
• az üzenet tartalma;
• az adatvédelmi tájékoztató megismerésének visszaigazolása.

A név, az e-mail-cím és az üzenet megadása az üzenet elküldéséhez szükséges.

Jogalap

• amennyiben a megkeresés egy lehetséges szerződés vagy terembérlés előkészítésére irányul, a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti, az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedés;
• egyéb általános megkeresés esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Az adatkezelő jogos érdeke a hozzá érkező megkeresések megválaszolása, az ügyfelekkel és érdeklődőkkel való kapcsolattartás, valamint a működéssel kapcsolatos kérdések megfelelő kezelése.

Megőrzési idő

Az adatokat a megkeresés lezárásától vagy az utolsó érdemi kapcsolatfelvételtől számított 1 évig kezeljük.

Amennyiben a kapcsolatfelvételből ajánlatkérés vagy szerződéses jogviszony jön létre, az adatokat az adott adatkezelési célhoz meghatározott megőrzési idő szerint kezeljük tovább.

Címzettek

Az iroda@montazs.eu postafiókhoz hozzáférő, a bejövő megkeresések kezelésével megbízott irodai munkatársak.

Az űrlap nem hoz létre hírlevél-feliratkozást, és a megadott adatokat nem használjuk marketingcélú e-mail küldésére.

Az adatkezelés célja

A terembérlési ajánlatkérések fogadása, a rendezvény feltételeinek felmérése, az elérhetőség ellenőrzése, az ajánlat elkészítése, az érdeklődővel való kapcsolattartás és az esetleges szerződéskötés előkészítése.

Kezelt adatok

Az ajánlatkérő űrlap aktuálisan megjelenő mezői alapján:

• kapcsolattartó neve;
• szervezet vagy cég neve;
• e-mail-cím;
• telefonszám;
• rendezvény típusa;
• a rendezvény rövid bemutatása és célja;
• tervezett időpont vagy időpontok;
• időponttal kapcsolatos rugalmasság;
• várható létszám;
• igényelt terem vagy termek;
• technikai, berendezési és egyéb szolgáltatási igények;
• az ajánlatkérésben önkéntesen megadott további információk;
• az adatvédelmi tájékoztató megismerésének visszaigazolása.

Jogalap

A GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti, az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedés.

Az adatszolgáltatás következménye

A kötelezőként megjelölt adatok nélkül az ajánlatkérés nem küldhető el, illetve az adatkezelő nem tud megfelelő ajánlatot készíteni és kapcsolatba lépni az érdeklődővel.

Az adatok útja

Az ajánlatkérés elküldésekor az adatokat a weboldal szerveroldali végpontja párhuzamosan:

• Asana-feladattá alakítja a „KMK – Bejövő megkeresések" projektben;
• belső értesítő e-mailben elküldi az iroda@montazs.eu címre;
• visszaigazoló e-mailt küld az ajánlatkérő által megadott e-mail-címre.

Az ajánlatkérés teljes tartalmát a weboldal nem tárolja külön ajánlatkérési adatbázisban. Az ügyintézéshez használt elsődleges munkapéldány az Asanában létrejövő feladat és az irodai postafiókba érkező e-mail.

Címzettek

• az Asana „KMK – Bejövő megkeresések" projektjének, az ajánlatkérések kezelésével megbízott tagjai;
• az iroda@montazs.eu postafiókhoz hozzáférő, az ajánlatkérések kezelésével megbízott irodai munkatársak;
• a szerveroldali és e-mail-kézbesítési infrastruktúrát biztosító adatfeldolgozók.

Megőrzési idő létre nem jött bérlés esetén

Az ajánlatkérésben és a kapcsolódó levelezésben szereplő személyes adatokat az utolsó érdemi kapcsolatfelvételtől számított 1 évig kezeljük. Ezt követően az adatokat az Asana megfelelő feladataiból és az érintett postafiókokból töröljük, kivéve, ha az adatok további megőrzését jogi igény előterjesztése, érvényesítése vagy védelme indokolja.

Az adatkezelés célja

A terembérleti jogviszony létrehozása, teljesítése, a rendezvény megszervezése, a felekkel való kapcsolattartás, valamint a szerződéses kötelezettségek teljesítése.

Kezelt adatok

• a szerződő fél és a kapcsolattartó azonosító és kapcsolattartási adatai;
• szervezet vagy cég adatai;
• szerződéses adatok;
• rendezvény időpontja, helyszíne és szolgáltatási igényei;
• a teljesítéshez szükséges levelezés és dokumentumok;
• számlázási adatok, amennyiben a bérleti jogviszony létrejön.

Jogalap

• természetes személy szerződő fél esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződés teljesítése;
• szervezet képviselője vagy kapcsolattartója esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek;
• jogszabály alapján kötelezően kezelendő adatok esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség.

Az adatkezelő jogos érdeke a szerződő szervezet képviselőivel és kapcsolattartóival való kommunikáció, valamint a szerződés megfelelő teljesítése.

Megőrzési idő

A létrejött bérléshez kapcsolódó szerződést, érdemi kapcsolattartási adatokat, teljesítési dokumentumokat és a jogviszony bizonyításához szükséges levelezést a szerződéses jogviszony lezárásától számított 5 évig kezeljük.

Az esemény megszervezéséhez kapcsolódó, későbbi jogi vagy szerződéses jelentőséggel nem rendelkező operatív levelezést az esemény lezárását követő legfeljebb 1 évig őrizzük meg.

Amennyiben jogi igény, vita vagy hatósági eljárás indul, az érintett adatokat az eljárás jogerős lezárásáig vagy az igény érvényesíthetőségének megszűnéséig tovább kezelhetjük.

Az adatkezelés célja

A számlázási, könyvelési, adózási és számviteli kötelezettségek teljesítése.

Kezelt adatok

• számlázási név;
• számlázási cím;
• adószám, amennyiben szükséges;
• a számlán és a számviteli bizonylatokon kötelezően szereplő további adatok;
• a szolgáltatás és a pénzügyi teljesítés adatai.

Jogalap

A GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése.

Megőrzési idő

A számlákat és a könyvelést közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig őrizzük meg.

Címzettek

• az adatkezelő pénzügyi és ügyviteli feladatokat ellátó munkatársai;
• az adatkezelő szerződéses könyvelője;
• jogszabályban meghatározott esetben az illetékes hatóságok.

A számlázási és könyvelési folyamat a weboldal ajánlatkérő rendszerétől elkülönülten működik.

Az adatkezelés célja

A tartós bérlők és kiemelt partnerek számára biztosított korlátozott hozzáférés működtetése, a partner jogosultságának kezelése, valamint a partneri foglaltsági naptár és a kapcsolódó funkciók elérhetővé tétele.

A partnerfiókokat nem a partnerek regisztrálják. Azokat az adatkezelő manuálisan hozza létre előre beállított ideiglenes jelszóval. A felhasználónak az első bejelentkezéskor meg kell változtatnia a jelszavát.

Kezelt adatok

A partnerfiók működtetése során az alábbi adatokat kezeljük:

• egyedi felhasználói azonosító;
• e-mail-cím;
• teljes név, amennyiben megadásra kerül;
• szervezet vagy cég neve, amennyiben megadásra kerül;
• jogosultsági szint (például partner vagy admin);
• a fiók létrehozásának és módosításának időpontja;
• az utolsó bejelentkezés időpontja;
• a jelszó kizárólag egyirányúan titkosított, vissza nem fejthető formában.

A partnerfiókban nem tárolunk:

• telefonszámot;
• postacímet;
• fizetési adatot;
• bérleti előzményt;
• keresési előzményt;
• részletes aktivitási naplót.

Jogalap

A GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Az adatkezelő jogos érdeke a tartós partnerkapcsolatok hatékony kezelése, a partnerek számára biztosított szolgáltatások működtetése, valamint a korlátozott hozzáférésű adatok védelme.

Megőrzési idő

A partner hozzáférését a partnerkapcsolat megszűnésekor vagy a jogosultság visszavonásakor haladéktalanul inaktiváljuk.

A partnerfiókhoz tartozó személyes adatokat a partnerkapcsolat megszűnését vagy a hozzáférési jogosultság visszavonását követő 30 napon belül töröljük, kivéve, ha az adatok további megőrzését jogi igény előterjesztése, érvényesítése vagy védelme indokolja.

Az adatkezelés célja

A bejelentkezett, megfelelő jogosultsággal rendelkező partnerek számára a termek foglaltsági időintervallumainak megjelenítése.

A rendszer a Google Calendar freeBusy szolgáltatásán keresztül kizárólag a foglalt időintervallumok kezdő és befejező időpontját kéri le.

A weboldal integrációja nem kér le és nem jelenít meg:

• eseménycímet;
• eseményleírást;
• szervező vagy résztvevő nevét;
• szervező vagy résztvevő e-mail-címét;
• helyszínadatot;
• mellékletet;
• megjegyzést;
• az esemény tartalmára vonatkozó más információt.

A partner kizárólag azt látja, hogy egy adott időszak foglalt vagy szabad.

Jogalap

A partneri foglaltsági rendszer működtetéséhez fűződő, GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Címzettek

A megfelelő partneri jogosultsággal rendelkező, bejelentkezett felhasználók kizárólag a foglaltsági időintervallumokat láthatják.

Az adatkezelés célja

• az ajánlatkérés beérkezésének visszaigazolása;
• a belső munkatársak értesítése;
• az e-mailek kézbesítésének biztosítása;
• kézbesítési hibák, visszapattanások és panaszjelzések kezelése.

Az e-maileket a Lovable Emails, a Lovable Cloud beépített tranzakciós e-mail-rendszere továbbítja. A tényleges kézbesítést az Amazon SES végzi.

Az e-mail-rendszer a kiküldött üzenetekről technikai kézbesítési naplót vezet. Ez a napló elsősorban a küldés állapotához, a hibakereséshez és a visszapattanások kezeléséhez szükséges technikai adatokat tartalmazza, nem az űrlap teljes tartalmát.

Megőrzési idő

A normál e-mail-kézbesítési és hibastátuszokat legfeljebb 90 napig kezeljük.

A kézbesítésből technikai ok, visszapattanás vagy panasz miatt kizárt e-mail-cím a kézbesítési tiltólistán addig szerepelhet, amíg a tiltás oka fennáll, vagy amíg az érintett igazoltan nem kéri a tiltás felülvizsgálatát és feloldását.

Jogalap

• a tranzakciós üzenet küldésénél az ajánlatkérés kezeléséhez szükséges, GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződéskötést megelőző intézkedés;
• a kézbesítési napló és a tiltólista kezelésénél a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek.

Az adatkezelő jogos érdeke a kézbesítési hibák kivizsgálása, a rendszer biztonságos működése, valamint annak megelőzése, hogy a rendszer ismételten nem kézbesíthető vagy panaszt kiváltó címre küldjön levelet.

A kapcsolat oldalon interaktív, beágyazott Google Térkép található.

A térkép külső szolgáltatásnak minősül. A beágyazott Google Térkép keret (iframe) csak akkor töltődik be, amikor a látogató:

• a sütipanelen vagy adatvédelmi beállításoknál engedélyezi a „Külső tartalmak" kategóriát; vagy
• közvetlenül a térkép helyén megjelenő „Térkép engedélyezése" gombra kattint.

A térkép engedélyezése előtt a weboldal nem tölti be a Google Maps beágyazott keretét, és nem indít kapcsolatot a Google Maps szolgáltatással.

A térkép engedélyezésekor a felhasználó böngészője közvetlen kapcsolatot létesít a Google szolgáltatásával. Ennek során a Google technikai adatokat, így különösen IP-címet, böngésző- és eszközadatokat, valamint a szolgáltatás használatához kapcsolódó információkat kezelhet a saját adatvédelmi szabályai szerint.

Jogalap

A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás.

A hozzájárulás bármikor visszavonható a weboldal footerében található „Süti beállítások" menüpontban.

A visszavonás nem érinti a visszavonás előtt végzett adatkezelés jogszerűségét.

A Google adatvédelmi szabályai a policies.google.com/privacy oldalon érhetők el.

A kmkbudapest.hu saját kódja nem helyez el HTTP-cookie-t.

A weboldal nem használ sessionStorage-t.

A weboldal két localStorage-kulcsot használ.

11.1. Partnerhitelesítési munkamenet

A tárolás a partnerhitelesítéshez feltétlenül szükséges, ezért külön hozzájárulás nélkül alkalmazható.

11.2. Adatvédelmi beállítások

A 12 hónap letelte után a rendszer ismételten kéri a felhasználó döntését.

A weboldalon található hibabejelentő gomb egy külső, az Asana által működtetett nyilvános űrlapot nyit meg új böngészőlapon.

A kmkbudapest.hu weboldal:

• nem továbbít adatot az Asana hibabejelentő űrlapjának;
• nem fér hozzá az ott megadott adatokhoz;
• nem tárolja az űrlap tartalmát.

A külső oldal megnyitását követően az adatkezelés közvetlenül az érintett és az Asana között történik, az Asana saját adatvédelmi szabályai szerint.

13.1. Lovable Cloud

Szolgáltatás:

• a weboldal szerveroldali infrastruktúrája;
• adatbázis;
• hitelesítési rendszer;
• partnerfiókok;
• tranzakciós e-mailek;
• technikai e-mail-naplók.

A projekt adatbázisa és hitelesítési rendszere az Európai Unióban, Frankfurt régióban működik.

13.2. Amazon Web Services / Amazon SES

Szolgáltatás: A Lovable Emails tényleges e-mail-kézbesítési infrastruktúrájának alfeldolgozója.

A szolgáltatás az e-mailek továbbításához és kézbesítési státuszainak kezeléséhez szükséges technikai adatokat kezelheti.

13.3. Asana

Szolgáltatás: Az ajánlatkérésekből létrehozott feladatok, belső folyamatok és ügyintézési lépések kezelése.

Az Asanába az ajánlatkérésben megadott adatok kerülhetnek, ideértve különösen a kapcsolattartó nevét, e-mail-címét, telefonszámát, szervezetét, a rendezvény adatait és az egyéb megadott igényeket.

13.4. Google

Szolgáltatások:

• Google Calendar freeBusy lekérdezés;
• beágyazott Google Térkép.

A Google Calendar-integráció kizárólag foglaltsági időintervallumokat olvas.

A Google Térkép kizárólag a felhasználó külső tartalomhoz adott hozzájárulása után töltődik be.

13.5. Könyvelő

A létrejött bérlések számlázási és számviteli adataihoz az adatkezelő szerződéses könyvelője a könyvelési feladatok ellátásához szükséges mértékben hozzáférhet.

A weboldal maga közvetlenül nem továbbít adatot a könyvelőnek.

Egyes szolgáltatók, különösen az Asana, a Google, az Amazon Web Services és alfeldolgozóik az Európai Gazdasági Térségen kívül, így az Amerikai Egyesült Államokban is kezelhetnek személyes adatokat.

Az adattovábbítás megfelelő jogi garanciák mellett történik, különösen:

• az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek, Standard Contractual Clauses alkalmazásával;
• az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer alapján, amennyiben az adott szolgáltató annak érvényes tanúsított résztvevője;
• az adatfeldolgozókkal fennálló adatfeldolgozási feltételek és szerződések alapján.

Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat a jogosulatlan hozzáféréstől, megváltoztatástól, nyilvánosságra hozataltól, törléstől, sérüléstől vagy elvesztéstől.

A hozzáféréseket szerepkörök és munkaköri szükséglet alapján korlátozzuk.

Az Asana-projektet és az iroda@montazs.eu postafiókot kizárólag az ajánlatkérések és megkeresések kezelésével megbízott munkatársak használhatják.

A partnerfiókok adminisztrációját kizárólag kiemelt rendszergazdai jogosultsággal rendelkező, az ügyvezetés által kijelölt személy végezheti.

A jelszavakat a rendszer nem tárolja visszafejthető formában.

A weboldalon keresztül kezelt személyes adatok alapján nem történik automatizált döntéshozatal vagy profilalkotás.

A partneri foglaltsági naptár nem hoz automatikus döntést a foglalás elfogadásáról. A foglalás minden esetben az adatkezelő visszaigazolásával válik véglegessé.

A weboldal nem működtet hírlevél-szolgáltatást.

A kapcsolatfelvételi és ajánlatkérő űrlapon megadott e-mail-címeket nem használjuk fel reklám-, direktmarketing- vagy hírlevélküldési célra.

A weboldal jelenleg nem használ:

• Google Analytics szolgáltatást;
• Google Tag Managert;
• Meta Pixelt;
• Microsoft Clarityt;
• marketing- vagy viselkedéskövető rendszert.

Az érintett jogosult:

• tájékoztatást kérni személyes adatainak kezeléséről;
• hozzáférést kérni a kezelt személyes adatokhoz;
• kérni a pontatlan adatok helyesbítését;
• a jogszabályi feltételek fennállása esetén kérni személyes adatainak törlését;
• kérni az adatkezelés korlátozását;
• tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen;
• hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulást bármikor visszavonni;
• a jogszabályi feltételek fennállása esetén kérni az adathordozhatóságot;
• panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál;
• bírósághoz fordulni.

A kérelmet az iroda@montazs.eu e-mail-címre vagy az adatkezelő postai címére lehet megküldeni.

Az adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint annak beérkezésétől számított egy hónapon belül megvizsgálja és megválaszolja.

Amennyiben az érintett megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti az adatvédelmi jogszabályokat, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.

Az érintett a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszékhez is fordulhat.

Az adatkezelő jogosult a jelen tájékoztatót a jogszabályi, technikai vagy szervezeti változásoknak megfelelően módosítani.

A mindenkor hatályos változat a kmkbudapest.hu/adatvedelem oldalon érhető el.